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Ratschläge für Besprechungen

von Wolfgang Seyd, 26.08.97

Die Ratschläge für die Planung und Durchführung von Teamsitzungen erstrecken sich auf folgende Bereiche:

- Vorbereitung,

- Einstieg,

- Ablauf,

- Zusammenfassung und

- Kritik/Aussprache.

Ratschläge

Vorbereitung

- Klares Konzept

- Feste Zeiten zu den Themen, die man ansprechen möchte.

- Zielvorgabe

- Ort der Besprechung

-Themen nach Wichtigkeit sortieren, z.B. mit der Punktwertmethode oder Wertigkeitsabfrage - Themen auf Zeichenblock/Flipchart festhalten

- Konzepte sollten untergliedert werden (nach Wichtigkeit, nach Zeit/chronologisch)

- Klare Abgrenzung (was wird angesprochen, was besser weggelassen?)

- Festlegen: Wie sollen die Ergebnisse festgehalten und dokumentiert werden? Nur Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll?

- Schriftliche Einladung mit Themen versenden? Evtl. Hinweise für die inhaltliche Vor-bereitung - Soll ein Supervisor dabei sein?

- Soll der Besprechungsverlauf in einem Diagramm erfaßt werden? Sollen die Redezeiten einmal festgehalten werden?

Einstieg

- Begrüßung der Teilnehmer

- Person stellt sich vor

- Anwesenheitsliste verteilen

- Erwartungen der Teilnehmer ansprechen

- Themen benennen, Themen ergänzen

- Zweck der Themenbehandlung: Information, Ideensammlung, Erfahrungsaustausch, Beratung, Disput, Entscheidung?

- Welche Zeit für welches Thema? Zeiten gemeinsam bestimmen

- Ort der Besprechung

- Vorgehensweise verabreden: z.B. Redezeitbegrenzung, Rollenverteilung (wer moderiert, wer schreibt mit, wer achtet darauf, daß beim Thema geblieben wird?)

- Eventuell schon im vorhinein weitere Themen festlegen (für Fortsetzung der Behandlung einzelner Themen)

Ablauf

- (Bei weitschweifigen Ausführungen eines Teilnehmers) Moderator greift ein, unterbricht behutsam, führt auf thematischen Hauptpfad zurück

- (Nicht an Kleinigkeiten aufhängen) Moderator unterbricht, lenkt zurück

- (Nur Vortrag): Kleingruppenarbeit vorsehen, Trennung von Redebeiträgen und Moderation, Moderator soll sich zurücknehmen

- (Nur einer redet): Moderator soll andere zu Wort kommen lassen (eiserne Regel: wer als Moderator zuviel selbst beizutragen hat, sollte das Amt schnell an eine andere Person abgeben)

- (Überforderung): Beiträge sollte verständlich sein (einfache Worte und Sätze, klar gegliederte Ausführungen, prägnante Aussagen, evtl. zusätzliche Muntermacher)

- (Verzettelt): auf Ziel hinweisen, Ziel offen aushängen

- (Alles Zerredet): Leitungsschwäche des Moderators, Wort entziehen, Moderator auf Thema zurückverweisen (alle Teilnehmer haben die Verantwortung für eine ergiebige Besprech-ung, nicht nur der Moderator!)

- (Alle sprechen durcheinander): Moderator muß Gespräch in die Hand nehmen, die Leute nicht "quasseln lassen"

- Kartentechnik einsetzen: gelbe Karte: Ich habe eine Wortmeldung, grüne Karte: Ich stimme zu, rote Karte: Ich empfinde eine Störung

- Auch und vielleicht gerade diejenigen ansprechen, die sich bis dahin zurückgehalten haben

- Sitzpositionen wechseln, wenn angebracht - evtl. kurze Pausen einblenden

- Protokollant kann durch Rückfrage eingreifen: Was soll ich jetzt festhalten?

- Zwischen-Feedback: Was war gut, was war schlecht? Wie soll es weitergehen?

Zusammenfassung

- In Gruppengespräch:

	- Bestimmung eines Gesprächsleiter ist wichtig
	- klare Zielvorgaben, Gliederung, Protokoll: das bewirkt bereits Zielstrebigkeit, beugt Ergebnislosigkeit vor

- zu Gruppen- und Einzelgespräch: Festhalten des Zusammengefaßten in einem Ergebnisprotokoll

- Beschlüssen müssen auf jeden Fall festgehalten werden - Protokoll evtl. noch in der Besprechung vorlesen (bei wichtigen Beschlüssen)

- Ergebnisprotokoll sollte jedem Teilnehmer unverzüglich zugehen

- Vergewisserung: Ist das Ergebnis auch von jedem verstanden worden?

- Schlußworte mit Dank an die Teilnehmer

Kritik/Aussprache

- Findet nicht nach jedem Gespräch statt, Wunsch meist, wenn das Gespräch nicht das gewünschte Ergebnis gebracht hat. Dabei steht meist die Rolle des Moderators im Mittelpunkte. Besser: Feedback als selbstverständlicher Abschluß

- Form sollte im Vordergrund stehen, Inhalte zurücktreten

- Geeignete Rahmenbedingungen schaffen:

	- Gedächtnisprotokoll enthielt Ablauf mit gut und schlechte Gelaufenem
	- Offenheit herstellen
	- Sitzordnung, die dem Gedankenaustausch förderlich ist

- Teilnehmerkreis ist zu bedenken: alle mit Moderator oder ohne Moderator, oder nur einige interessierte Teilnehmer?

- Bestimmte Aspekte herausgreifen, auch die Rolle und das Verhalten der Teilnehmer mit beachten

- Feedback-Regeln beherzigen:

	1.	Was war gut, was war schlecht?
	2.	Keine Rechtfertigung (des Moderators)
	3.	Keine Verbesserungsvorschläge (gehören in eine etwaige zweite Runde)

- Sachliche Ebene beibehalten, den Einzelnen nicht verletzten!

- Gespräch sollte ehrlich sein, Unzufriedenheit sollte zum Ausdruck gebracht werden.

- Persönliche Ebene soll von sachlicher Ebene deutlich getrennt werden; persönliche Kritik soll konstruktiv sein, soll Wege zur Verbesserung aufzeigen

- Man kann fast alles sagen, aber wie man es sagt, wem man es sagt, wo man es sagt, ist entscheidend!

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